Tìm hiểu dịch vụ email tên miền cho doanh nghiệp

Email là phương tiện trao đổi thông tin phổ biến không chỉ đối với người dùng cá nhân, mà doanh nghiệp cũng ưu tiên lựa chọn sử dụng phương thức này để trao đổi công việc với đối tác của mình.  Với những email cá nhân thông thường như gmail, yahoo,… thì việc sử dụng rất đơn giản, bởi user chỉ dùng nó để gửi và nhận mail. Còn với những dịch vụ email khác như email theo tên miền hay email server thì có quá nhiều thứ để chúng ta phải quan tâm.

Đầu tiên và quan trọng nhất chính là việc hiểu được những thuật ngữ xoay quanh nó, vì khi thật sự hiểu được chúng mới giúp người dùng có thể khai thác triệt để những tính năng tuyệt vời mà những dịch vụ email này đem lại.

1. Địa chỉ Email là gì?

Địa chỉ email là một hòm thư điện tử có chức năng gửi và nhận mail thông qua internet. Mỗi người đều có 1 cái tên hay, mỗi căn nhà đều có số nhà và tên địa chỉ Email của bạn cũng tương tự như vậy. Chỉ khác ở chỗ bạn có thể đặt bất cứ tên nào bạn muốn mà không bị giới hạn như số nhà (miễn là không trùng với người khác).   

Tìm hiểu dịch vụ email tên miền cho doanh nghiệp          Cách tạo địa chỉ email đơn giản từ Gmail

1.1 Thế nào là địa chỉ Email hợp lệ?

Một địa chỉ Email hợp lệ sẽ bao gồm 2 phần chính có dạng: tên_Email@tên_miền. Ví dụ: congtymatma@gmail.com hoặc sale@giasu.

a. Phần tên_Email

Phần tên_Email sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt. Ví dụ với email: nguyenvana@gmail.com thì nguyenvana là phần tên hộp thư. Thông thường, phần này sẽ gồm tên họ của chủ Email ghép với các ký tự đặc biệt.

Tuy nhiên, để tránh bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp bạn nên hạn chế sử dụng nickname, yếu tố hài hước trong phần đặt tên như thocondangyeu@gmail.com,…

b. Phần tên_miền

Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @. Ví dụ với các email được cung cấp miễn phí bởi Gmail thì sẽ có đuôi tên miền là @gmail.com, Yahoo, Outlook Mail….

Nếu là người dùng thông thường hoặc người dùng cá nhân bạn có thể tạo địa chỉ Email đơn giản như trên. Nhưng nếu dùng cho doanh nghiệp thì chúng tôi khuyên bạn nên tạo địa chỉ Email theo tên miền doanh nghiệp để có thể sử dụng các tiện ích mà nó mang lại, đặc biệt nếu bạn muốn bảo mật thông tin cho doanh nghiệp của mình.

1.2 Thế nào là địa chỉ Email không hợp lệ?

Địa chỉ Email không hợp lệ khi tên bạn muốn đặt:

  • Có chứa các ký tự đặc biệt như !, $,  %…
  • Có chứa các khoảng trắng
  • Trùng với tên của địa chỉ Email đã tồn tại
  • Nhập sai tên miền

Trong trường hợp này bạn chỉ cần đặt lại cho đến khi được thông báo đăng ký thành công.

2. Email Client và Webmail

Email Client và Webmail là dịch vụ cung cấp Email doanh nghiệp từ bên thứ ba. Email Client và Webmail còn được gọi chung là Mail User Agent (MUA). Cả Email Client và Webmail đều có thể nhận và gửi mail.

Ngoài ra, Email Client và Webmail có ưu nhược điểm khác nhau. Cùng tìm hiểu trước khi quyết định sử dụng Email Client hay Webmail.

2.1 Email Client là gì?

Email Client là phần mềm email sử dụng trên máy tính của nhà cung cấp dùng để truy cập và quản lý Email của người dùng.

Nói cách khác, nó giống như một ứng dụng, bạn tải về, đăng nhập và sử dụng.

Tìm hiểu dịch vụ email tên miền cho doanh nghiệpTìm hiểu về Email Client

Các Email Client phổ biến bao gồm Microsoft Outlook, Apple Inc.’s Mail, IBM Lotus Notes, Mozilla Thunderbird, Evolution… 

Khi đã cài đặt Email Client, bạn cần phải định cấu hình để nó biết vị trí lấy Email của bạn. Các cấu hình cơ bản gồm: thiết lập địa chỉ Email (Email address), tên người dùng, mật khẩu, máy chủ mail đến và cổng đến. 

2.2 Webmail là gì? 

Ngược lại với Email Client là ứng dụng thì Webmail là trình duyệt thông qua internet của nhà cung cấp để sử dụng và quản lý Email người dùng.

Tìm hiểu dịch vụ email tên miền cho doanh nghiệp

Các webmail phổ biến gồm Gmail, Zoho mail, Lycos Mail, Mail.com, Outlook.com và Yahoo! Mail.

2.3 Nên sử dụng Email Client hay Webmail?

Hãy sử dụng Email Client nếu:  

  • Có nhiều địa chỉ Email: Nếu bạn có nhiều địa chỉ Email với các tên miền khác nhau và bạn cần khả năng quản lý từng Email riêng lẻ nhưng trong cùng một ứng dụng (để không phải đăng nhập riêng vào từng địa chỉ chẳng hạn).
  • Bạn cần truy cập vào email offline: Email Client cho phép bạn truy cập offline mà không cần kết nối vào internet.  
  • Dung lượng lưu trữ thấp: Bạn thường xuyên sao lưu Email nhưng bộ nhớ Email hạn chế thì sử dụng ứng dụng sẽ giúp bạn giải phóng không gian máy chủ. 
  • Tích hợp các ứng dụng khác: Bạn cần tích hợp với các ứng dụng trên máy tính để bàn như Cloudapp, Calendar hoặc các công cụ khác.

Hãy sử dụng Webmail nếu: 

  • Một hộp thư cho một tài khoản Email: bạn muốn tách biệt các địa chỉ Email khác nhau để dễ quản lý hơn, bảo đảm quyền riêng tư hoặc không bị nhầm khi sử dụng. 
  • Không muốn cài đặt nhiều ứng dụng: bạn thích các dịch vụ trên web hơn là các ứng dụng có thể tải xuống, hoặc bạn không muốn hay không thể cài đặt phần mềm trên máy tính của mình (ví dụ: bạn đang sử dụng máy tính ở cơ quan hoặc trường học). 
  • Chỉ truy cập được khi có internet: dùng webmail giúp bạn cảm thấy an toàn hơn khi tắt máy tính tại nơi làm việc. Bên cạnh đó, việc sử dụng trình duyệt web để đăng nhập Email giúp bạn truy cập vào tài khoản của mình dễ dàng hơn, từ bất kỳ trình duyệt web nào, trên bất kỳ thiết bị nào.

3. Những thuật ngữ thông dụng trong Email

✔️ Inbox: hộp thư đến hay ngăn đựng các mail mới nhận.

✔️ Outbox: hộp thư gửi hay các mail đang chờ gửi đi.

✔️ Draft: mục chứa email chưa hoàn tất (email nháp) hay email đang chờ gửi đi sau.

✔️ Trash hay Deleted Item: ngăn xóa hay thùng rác để chứa các mail đã xóa.

✔️ Sent, Sent Messages hay Sent Item: mục chứa các mail đã gửi.

✔️ Junk hay Bulk: ngăn chứa mail linh tinh, thùng thư rác hay ngăn chứa tạp thư. Ngăn này thường chứa thư rác, thư spam, thư quảng cáo hay các loại thư độc hại. 

✔️ New hay Compose: soạn thảo mail mới

✔️Attach hay Attach Files: tệp đính kèm trong mail.

✔️ To: nghĩa là “gửi đến ai” hay chỗ chứa địa chỉ của các người nhận.

✔️ CC (carbon copies): thêm địa chỉ email gửi kèm, ngoài địa chỉ chính trong phần To bên trên. 

✔️ BCC (blind carbon copies): gửi kèm kín, là vị trí thêm địa chỉ email gửi kèm ngoài địa chỉ chính trong phần To và CC bên trên, và các địa chỉ này sẽ không hiển thị cho những người trong phần To hay CC biết.

4. Phân loại Email theo mục đích sử dụng

Cá nhân và tổ chức có mục đích sử dụng Email khác nhau, cụ thể:

4.1 Email cá nhân

Đối tượng sử dụng riêng lẻ, cá nhân, không đề cao tính chuyên nghiệp và thường không sử dụng Email có đuôi tên miền riêng mà là đuôi tên miền của nhà cung cấp.

Ví dụ: nguyenvana@yahoo.com, hoangthib@gmail.com

Đối với loại Email này, các dữ liệu, thông tin Email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.

4.2 Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là tài khoản Email có tên miền của doanh nghiệp, cung cấp cho nhân viên sử dụng. 

Ví dụ: sales@matma.com.vn, support@matma.com.vn

Email doanh nghiệp theo tên miền thường là Email có phí và tất nhiên đi kèm rất nhiều chức năng như độ bảo mật cao, không bị quảng cáo làm phiền, dữ liệu lưu trữ cao, đồng bộ và chuyên nghiệp mọi hoạt động của công ty…. 

Những thông tin trên là tất cả những gì bạn cần biết khi sử dụng email. Sau khi đã nắm rõ những điều này thì hãy thận trọng trong việc chọn sử dụng dịch vụ email để phù hợp với công việc và mọi hoạt động trao đổi của mình. VNETWORK là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn, với dịch vụ email tên miền (chỉ từ 19.000đ/account/tháng) tạo nên sự chuyên nghiệp và tin tưởng cho doanh nghiệp của bạn. 

Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về giải pháp email theo tên miền vui lòng gọi vào HL: (028) 7306 8789.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *