Khi gửi thông tin nhạy cảm hoặc thông tin riêng tư qua email, bạn phải mã hóa các tệp đó để đảm bảo rằng nhà cung cấp email của bạn không thể xâm nhập hoặc truy cập chúng. Một phương pháp để bảo mật tệp đính kèm an toàn hiện nay là mã hóa end-to-end. Ngoài ra việc sử dụng một hệ thống secure mail chuyên nghiệp sẽ giúp bạn loại bỏ các nguy cơ bị đánh cắp thông tin. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về cách thức và phương tiện để gửi tập tin đính kèm một cách an toàn.
Loại dữ liệu email nào cần được bảo mật?
Thông tin cá nhân và riêng tư có tính chất nhạy cảm không nên lưu trữ trên các máy chủ của công ty ở dạng văn bản thuần túy. Vì điều này dẫn đến khả năng bị rò rỉ hoặc xâm nhập dữ liệu trái phép. Các doanh nghiệp nên học cách gửi tệp đính kèm an toàn qua email để bảo vệ thông tin kinh doanh nhạy cảm. Đồng thời, đảm bảo truyền đạt dữ liệu liên quan đến người tiêu dùng theo cách bảo mật và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư của dữ liệu. Các thông tin này bao gồm những thứ như tên, địa chỉ, chi tiết thanh toán, sở hữu trí tuệ, dữ liệu R & D,…
Làm cách nào để gửi một tệp đính kèm được mã hóa?
Có nhiều hình thức khác nhau để gửi các tệp đính kèm một cách an toàn. Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét nhiều phương pháp khác nhau có sẵn trên hệ thống secure mail. Bạn cần lưu ý rằng phương pháp có sẵn sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email mà bạn sử dụng. Không phải tất cả các nhà cung cấp secure mail đều giống nhau và không phải tất cả đều có thể hỗ trợ bạn sử dụng các phương pháp bên dưới.
- S / MIME
Phương pháp phổ biến nhất để gửi các tệp đính kèm email được mã hóa là sử dụng chứng chỉ S / MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Loại mã hóa này tận dụng mật mã khóa công khai (bất đối xứng), đòi hỏi cả khóa mã hóa công khai và khóa riêng tư chỉ người nhận và người gửi biết.
Loại mã hóa này dựa vào một bên thứ ba đáng tin cậy để xác thực danh tính kỹ thuật số của người gửi và người nhận. Để thực hiện điều này, hệ thống sử dụng chứng chỉ kỹ thuật số, được xác nhận bởi Tổ chức phát hành chứng chỉ bên ngoài để đảm bảo rằng người gửi và người nhận là những người mà họ xác nhận. Điều này ngăn chặn việc giả mạo email và chống lại các nguy cơ lừa đảo.
Khi gửi tệp đính kèm email an toàn bằng S / MIME, cả người gửi và người nhận đều phải cài đặt chứng chỉ S / MIME trên ứng dụng email của họ. Sau đó, người gửi sử dụng khóa công khai của người nhận để mã hóa email và gửi nó đi. Sau đó, ứng dụng email của người nhận sẽ giải mã email bằng khóa cá nhân.
Hạn chế của S / MIME là nó có thể và sẽ chỉ hoạt động nếu cả người gửi và người nhận đều đã cài đặt và bật chứng chỉ S / MIME trên ứng dụng của họ. Do đó, nếu bạn gửi email cho người nhận sử dụng nền tảng khác không triển khai S / MIME, email của bạn có thể không an toàn.
Để gửi email được mã hóa bằng S / MIME, hãy làm theo các bước bên dưới:
-
- Tạo một email mới và điền các thông tin cần thiết, người nhận, dòng chủ đề, viết tin nhắn của bạn và thêm tệp đính kèm.
- Chọn Options trong ứng dụng email và chọn Encryption (tùy chọn này sẽ thay đổi tùy theo ứng dụng email của bạn)
- Nhấp vào Encrypt with S / MIME.
- Gửi email
- PGP
PGP là viết tắt của Pretty Good Privacy, nó đã xuất hiện từ năm 1991. Đây là một hệ thống mã hóa được ưa thích của hầu hết mọi người để gửi email mã hóa. OpenPGP (một tiêu chuẩn mã nguồn mở của phần mềm mã hóa PGP) hiện được coi là tiêu chuẩn vàng để gửi email an toàn. Nó sử dụng cả mật mã khóa đối xứng và khóa công khai (mã hóa không đối xứng) để gửi các tệp đính kèm email an toàn. Lợi ích của hệ thống mật mã kết hợp PGP là nó cho phép những người dùng internet chưa từng gặp mặt gửi các tin nhắn được mã hóa cho nhau mà không cần trao đổi các khóa mã hóa riêng tư.
Tuy nhiên, khi PGP được phát triển trong ứng dụng email để hỗ trợ các tính năng và thuật toán mới hơn, nó có thể gặp một số vấn đề về khả năng tương thích. Vì vậy, cả người gửi và người nhận đều phải biết cài đặt PGP của người kia và đảm bảo rằng chúng được thiết lập để có thể gửi thành công các email được mã hóa an toàn cho nhau.
Cuối cùng, để gửi cho nhau các email được mã hóa PGP, người dùng internet thường công khai dấu vân tay PGP trực tuyến hoặc thông qua các phương tiện khác như trên danh thiếp.
Cách dễ nhất để gửi email được mã hóa PGP là bạn và người liên hệ của bạn đăng ký một nhà cung cấp email an toàn, đáng tin cậy. Sau đó, bạn có thể dễ dàng gửi email được mã hóa PGP bằng bất kỳ dịch vụ email nào bằng cách làm theo các bước bên dưới:
-
- Tải xuống và cài đặt ứng dụng email của bên thứ ba Mozilla Thunderbird (nó miễn phí và sẽ hoạt động với tất cả các dịch vụ email phổ biến).
- Thiết lập tài khoản email hiện có của bạn để có thể hoạt động với Thunderbird.
- Tải xuống và cài đặt GNU Privacy Guard. GnuPG cho phép bạn mã hóa và ký hiệu dữ liệu của mình để gửi email được mã hóa bằng OpenPGP.
- Tải Enigmail và thêm nó vào Thunderbird (Thunderbird menu Tools> Addons). Phần mềm này cho phép bạn gửi email được mã hóa và tệp đính kèm email bằng GnuPG.
- Nhận khóa PGP của bạn: mở Thunderbird, sau đó đi tới menu Enigmail / p = p> Chọn Key Management
- Mã hóa đối xứng
Loại mã hóa này hoạt động dựa vào việc chia sẻ khóa mã hóa với người nhận mong muốn của bạn. Có nghĩa là bạn phải tìm cách chia sẻ mật khẩu đó một cách an toàn với người nhận của mình để họ có thể giải mã tệp đính kèm sau khi nhận được.
Hình thức mã hóa đối xứng an toàn nhất là AES-256. Bất kỳ ai muốn mã hóa dữ liệu trước khi gửi email đều có thể chọn tự thực hiện bằng cách sử dụng mã hóa đối xứng bằng cách nén tài liệu, tệp hoặc thư mục lên máy tính của họ và đặt mật khẩu.
Khi tệp đã được nén trong kho lưu trữ được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn có thể tải tệp lên dưới dạng tệp đính kèm vào email của mình. Để sử dụng phương pháp này, bạn phải đảm bảo rằng mật khẩu được chia sẻ với người nhận của bạn.
Hệ thống Secure Mail của VNETWORK
Nếu các ứng dụng mail của bạn không có các chức năng trên, điều tốt nhất bạn nên làm lúc này là trang bị cho mình một hệ thống Secure Mail để gửi và nhận email an toàn. VNETWORK với kinh nghiệm 9 năm hoạt động trong lĩnh vực an ninh mạng đã cung cấp dịch vụ cho nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Điều đặc biệt của hệ thống email bảo mật Secu Mail E Cloud của chúng tôi là ứng dụng công nghệ AI và Máy Học để tăng tính bảo mật cho doanh nghiệp. Công nghệ tiên tiến là sự khác biệt giữa một hệ thống secure mail và dịch vụ email thông thường. Các chức năng sau của Secu Mail E Cloud sẽ giúp doanh nghiệp của bạn gửi các tệp đính kèm an toàn mà không lo bị xâm nhập:
- Kiểm soát luồng email gửi đi giúp ngăn chặn hacker đọc trộm nội dung thư.
- Xác minh email hợp lệ: nếu đích đến là Email giả mạo, hệ thống sẽ cảnh báo ngay.
- Bảo mật email gửi đi bằng chức năng đặt mật khẩu cho thư. Mật khẩu sẽ được hệ thống tự động gửi tới số điện thoại người nhận mà không cần người gửi thông báo trước.
- Đăng nhập bằng Outlook mail: người dùng hoàn toàn có thể thực hiện webmail login hoặc đăng nhập vào hệ thống bằng mail Outlook để có trải nghiệm thân thuộc và dễ dàng hơn.
- Thu hồi email gửi: chức năng này đảm bảo bạn có thể bảo mật thông tin của mình trong trường hợp chọn nhầm người nhận.