Mẹo hay khi soạn Email công việc và các chú ý bảo mật Emai

Security Email
Security Email

Mẹo hay để sử dụng Email hiệu quả và tránh các tấn công Email

Những mẹo nhỏ này có thể giúp cho các hoạt động kinh doanh của bạn cũng như doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt hơn.

Mặc dù chúng ta có nhiều cách để giao tiếp trong công việc, nhưng dường như mọi việc vẫn cứ tồi tệ. Và Email được xem là ứng dụng giao tiếp hiệu quả được quan tâm hàng đầu hiện nay. Mặc dù nó đã trải qua hơn 2 thập kỷ kể từ khi dịch vụ Email được biết đến và sử dụng rộng rãi. Nhưng hiện nay Email vẫn là phương tiện duy nhất đạt được hiệu quả lớn trong giao tiếp kinh doanh. Đặc biệt là khi Email được sử dụng để tránh cước phí điện thoại và là cách tốt nhất để lưu lại lịch sử các câu chuyện và các giao dịch.

Tuy nhiên, nhiều người  vẫn bị quá tải vì hàng tá Email mỗi ngày và thậm chí đau đầu khi cố gắng đọc để hiểu hết các ý chính được viết trong Email. Họ phải tốn rất nhiều thời gian để xử lý Email mỗi ngày.

Mặc dù Email được sử dụng từ rất lâu, nhưng mỗi người chúng ta vẫn rất cần nâng cấp các kỹ năng để soạn thảo Email đạt hiệu quả như mong đợi. Vì vậy trong bài viết này, VNETWORK muốn chia sẻ những bí quyết soạn thảo Email hiệu quả và tránh các tấn công Email.

Mẹo soạn Email hiệu quả cho doanh nghiệp

Thứ nhất:

Để đơn giản, hãy chia nhỏ thông điệp trong Email của bạn thành các phần nhỏ và đánh số thứ tự để đảm bảo bạn có sắp xếp chúng thật kỹ.

Tương tự như vậy, nếu bạn phải trả lời Email, hãy đảm bảo bạn đã trả lời mọi câu hỏi trong Email của người gửi. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để xử lý thêm các Email sau đó, và gia tăng niềm tin với khách hàng.

Nếu nội dung phản hồi trong Email của bạn ngắn, hãy note nội dung đó trên dòng tiêu đề Email để người nhận không tốn thêm thời gian mở Email đó ra (gia tăng thiện cảm với đối tác).

Thứ 2:

Hãy suy nghĩ kỹ trước khi bạn nhấn vào nút: “trả lời tất cả”. Có phải tất cả mọi người cần phải xem nội dung phản hồi Email của bạn? Điều này giúp tránh làm phiền đến tất cả mọi người trong hộp thư đến, đây được xem là một vấn đề nghiêm trọng gây phiền toái trong Email hiện nay.

Thứ 3:

Khi gửi Email ra ngoài cho khách hàng và bạn muốn CC Email tới cấp trên để tiện theo dõi, hãy đưa vào mục BCC Email. Điều này giúp duy trì sự riêng tư cho cấp trên của bạn, đồng thời ngăn ngừa mail spam tới họ.

Thứ 4:

Nhiều phương tiện giao tiếp như mạng xã hội, tin nhắn thường kết hợp sử dụng lộn xộn các chữ in hoa, dấu câu và ngữ pháp tùy hứng. Nhưng đối với Email thì không thể, nó cần sự nghiêm túc và rõ ràng. Nếu không bạn sẽ lãng phí thời gian của cả người nhận và chính bạn.

Ngoài ra, bạn cũng cần tránh sử dụng các biểu tượng cảm xúc trong Email vì nó thực sự không phù hợp trong công việc.

Tránh sử dụng Email với ý châm biếm hoặc hài hước. Vì Email không thể hiện được giọng nói, cử chỉ và cách thể hiện mà bạn muốn. Nó có thể dẫn tới những hiểu lầm không đáng có.

Thứ 5:

Luôn luôn kiểm soát kỹ nội dung Email của bạn trước khi gửi đi. Nếu Email đó thực sự quan trọng, hãy lưu nó vào trong thư nháp và sau một tiếng đồng hồ, hãy đọc lại 1 lần nữa trước khi gửi đi. Điều này giúp đảm bảo Email của bạn đã được kiểm soát kỹ cả về nội dung lẫn hình thức.

Bảo mật Email là bảo vệ doanh nghiệp

Khi dịch vụ Email đã trở nên phổ biến, các hacker xấu đang cố gắng để tìm cách tấn công doanh nghiệp thông qua các email người dùng. Những Email tấn công đó có thể giả dạng là email spam, email quảng cáo hoặc email lừa đảo.

VNETWORK sẽ chia sẻ một số mẹo hay giúp phát hiện các Email đáng ngờ:

  • Nếu bạn nhận thấy đó là email của người lạ, hãy thận trọng.
  • Tìm các lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp trong nội dung Email. Đây là những dấu hiệu thường thấy ở các email lừa đảo của các hacker quốc tế.
  • Hãy dè chừng với các Email khuyến mãi với những ưu đãi lớn, yêu cầu bạn nhấp vào liên kết trong tin nhắn hoặc yêu cầu cung cấp các thông tin cá nhân.
  • Nếu một Email đáng ngờ xuất hiện từ một tổ chức uy tín, hãy liên hệ ngay tới tổ chức hợp pháp bằng điện thoại và xác nhận xem họ có gửi Email như vậy không.
  • Chú ý, không gửi email phản hồi tới các Email spam với bất kỳ lý do gì, ngay cả khi bạn muốn họ đừng gửi Email làm phiền bạn nữa. Làm như vậy sẽ chỉ xác nhận rằng địa chỉ Email của bạn đang có người sử dụng và bạn sẽ tiếp tục nhận được nhiều Email spam hơn.
  • Xóa ngay các Email nếu bạn biết chắc chắn chúng là Email spam.
  • Nếu bạn thường xuyên phải gửi Email hoặc tệp đính kèm có chứa thông tin quan trọng, hãy luôn tự hỏi: “Nếu email này bị tiết lộ hoặc bị mất có gây tổn hại cho bạn hoặc doanh nghiệp không?” Nếu câu trả lời là “có”, thì hãy sử dụng một phương pháp bảo mật Email để đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp.

SECUMAIL – Dịch vụ Email Tên Miền Bảo Mật cho Doanh Nghiệp

SECUMAIL ứng dụng công nghệ Trí Tuệ Nhân Tạo (AI – Artificial Intelligence) và Máy Học (ML-Machine Learning) giúp người dùng phân tích, phát hiện và mã hóa các Email độc hại.

  • 99% email vào Inbox
  • Chặn SPAM, Virus, Phishing, Ransomware
  • Gửi file đính kèm có dung lượng 10GB
  • Tích hợp tường lửa RECEIVE GUARD bảo mật Email toàn diện
  • Ngăn chặn tấn công có chủ đích (APT)
  • Chống tấn công thỏa hiệp (BEC)
  • Chặn Virus, Ransomware mới
  • Gửi Email đính kèm đến 10Gb
  • Thu hồi email đã gửi dù đã được tải về Outlook

——-
VNETWORK
Website: https://vnetwork.vn
Email: contact@vnetwork.vn
Hotline: (028) 7306 8789

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *